[스와치그룹] Executive Assistant

Role Purpose/Objective Country Manager의 Executive Assistant는 전통적인 행정 업무를 넘어선 전략적 지원 역할입니다. 본 직무는 우선순위 관리, 커뮤니케이션 조율, 정보 조직화, 그리고 조직 전반의 실행 지원을 통해 효과적인 리더십을 가능하게 하는 핵심적인 역할을 담당합니다. 또한, 본 직무는 총무(GA) 및 오피스 행정에 대한 관리 책임을 포함하며, 시니어 경영진에게 신뢰할 수 있고 고품질의 지원을 제공하는 동시에 오피스 운영이 원활하고 효율적으로, 그리고 회사의 기준에 부합하여 운영되도록 보장합니다. Accountanbilites Executive & Leadership Support • Country Manager의 게이트키퍼이자 주요 조율 창구 역할을 수행합니다. • 복잡한 일정, 우선순위 및 상충되는 요청 사항을 관리합니다. • 리더십 실행 과제를 통합하고, BM 및 DH와의 후속 조치 사항을 추적합니다. • 경영진 멤버의 온보딩 및 인수인계를 지원합니다(입퇴사자 관리, 전결 규정 설정 등). • 리더십 회의를 위한 안건, 브리핑 노트, 회의록을 작성합니다. Administrative Support • T&E(출장 및 경비)를 관리합니다. • 본사(HQ) 방문을 지원합니다. • CM 출장을 지원합니다(본사 승인, 본사 안건, 호텔, 항공편, 식당 및 교통편). • CM의 출장 일정을 조율합니다. • 기존 연락처 목록을 최신 상태로 유지 및 관리합니다. • 인사 시스템 및 정책에 맞춰 휴가 및 부재 기록을 모니터링합니다. Communication • Country Manager를 대신하여 사내 커뮤니케이션 및 서신 초안을 작성합니다. • CM, 리더십 팀, 본사(HQ) 및 대외 이해관계자 간의 커뮤니케이션 가교 역할을 수행합니다. • 민감하고 기밀인 정보를 신중하게 처리합니다. Documentation and Filling System (CMO) • 문서화 시스템의 정리 및 유지를 지원합니다. • 회의 및 컨퍼런스를 위한 대외 서신, 메모랜덤, 책자, 프레젠테이션 자료를 기안, 작성 및 준비합니다. • 이메일, 보고서 및 기타 행정 기록 등 종이 및 전자 문서를 분류하고 정리합니다. Information • 다양한 툴에서 데이터를 수집하거나 이를 보고서로 통합하여 리서치를 수행하고 보고서를 생성합니다. • 지침, 정책, 가이드라인, 조직도 및 관련 사항을 파악하고 최신 상태로 유지합니다. Project Management • 방법론에 따라 전사 수준의 프로젝트 로드맵을 업데이트합니다. • 필요시 프로젝트에 참여하여 CM의 지시사항을 전달합니다. • 종종 마감 압박이 있는 자체 프로젝트를 관리합니다. General Affairs / Office Administration – Supervisory Role • 총무(GA) 및 리셉션 운영을 감독하고 총괄하여 서비스 품질과 방문객 경험이 회사의 기준을 충족하도록 보장합니다. • 일상적인 오피스 운영을 모니터링하고 GA/리셉션 직원을 지도합니다. • 기업 이미지 및 정책에 부합하는 일관된 서비스 제공을 보장합니다. 자격 요건 Qualifications / Requirements • 리테일 업계 경력 우대를 포함하여, 행정 및 임원 비서 업무 관련 최소 5년의 경력을 보유해야 합니다. • 대졸 이상의 학력을 요구합니다. • 유창한 영어 실력을 바탕으로 한 우수한 커뮤니케이션 및 대인관계 역량을 갖추어야 합니다. • 우수한 MS Office 활용 능력을 갖추어야 합니다. • 체계적인 업무 조직력, 멀티태스킹 능력, 다수의 이해관계자와의 동시 소통 능력 및 문제 해결 능력을 갖추어야 합니다. • 전문적이고 높은 자기 주도적 태도를 지녀야 합니다.