[스와치그룹] Executive assistant and GA Lead

역할 목적/목표 컨트리 매니저(Country Manager) 비서(Executive Assistant)는 일반적인 행정 업무를 넘어서는 전략적 지원 직무입니다. 이 직무는 우선순위를 관리하고, 커뮤니케이션을 조율하며, 정보를 체계적으로 정리하고, 조직 전반의 실행을 지원함으로써 효과적인 리더십을 뒷받침하는 핵심적인 역할을 수행합니다. 또한 이 직무는 총무(GA) 및 사무실 행정에 대한 관리 감독 책임을 포함하며, 사무실 운영이 원활하고 효율적으로 이루어지고 회사 기준에 부합하도록 하는 동시에 경영진에게 신뢰할 수 있는 고품질의 지원을 제공합니다. 주요 책임 - 경영진 및 리더십 지원 • Country Manager의 게이트키퍼이자 주요 업무 조율 창구 역할 수행 • 복잡한 일정, 우선순위 및 상충하는 요청 관리 • 리더십 액션 아이템을 취합하고 BM 및 DH와의 후속 조치 추적 • 경영진 구성원의 온보딩 및 인수인계 지원(입사자/퇴사자 관리, 업무 위임 설정) • 리더십 회의를 위한 안건, 브리핑 자료 및 회의록 작성 행정 지원 • 출장 및 경비(T&E): o 본사 방문 o CM 출장(본사 승인, 본사 일정, 호텔, 항공편, 식당 및 교통편) • CM 출장 일정 및 준비 사항 조율 • 기존 연락처 목록 업데이트 및 관리 • HR 시스템 및 정책에 따라 휴가 및 부재 기록 모니터링 커뮤니케이션 • Country Manager를 대신하여 사내 공지 및 서신 작성 • CM, 리더십 팀, 본사 및 외부 이해관계자 간의 소통 가교 역할 수행 • 민감하고 기밀한 정보를 신중하게 취급 문서 관리 및 파일링 시스템(CMO) • 파일링 시스템의 정리 및 유지 관리 지원 • 발송 서신, 메모, 소책자, 회의 및 컨퍼런스용 발표 자료의 기획, 작성 및 준비 • 이메일, 보고서 및 기타 행정 기록 등 종이 및 전자 문서의 보관과 정리 정보 관리 • 다양한 도구에서 데이터를 수집하거나 이를 보고서로 취합하여 조사 및 보고서 작성 • 지침, 정책, 가이드라인, 조직 구조 및 관련 사항을 숙지하고 최신 상태로 유지 프로젝트 관리 • 방법론에 따라 회사 차원의 프로젝트 로드맵 업데이트 • 필요 시 프로젝트에 참여하여 CM의 지시 사항 전달 • 종종 마감 압박 속에서 담당 프로젝트를 직접 관리 총무/사무실 행정 - 관리 감독 역할 • 서비스 품질과 방문객 경험이 회사 기준에 부합하도록 GA 및 리셉션 운영을 관리 감독 • 일상적인 사무실 운영을 모니터링하고 GA/리셉션 직원을 지도 • 기업 이미지 및 정책에 부합하는 일관된 서비스 제공 보장 주요 책임 자격 요건 자격 요건 • 행정/임원 비서 업무 경력 5년 이상이며, 리테일 업계 경험이 있으신 분을 우대합니다 • 대졸 이상 학력을 보유하고 계셔야 합니다 • 유창한 영어 실력과 함께 뛰어난 커뮤니케이션 능력 및 대인관계 능력을 갖추고 있어야 합니다 • MS Office를 능숙하게 활용하실 수 있어야 합니다 • 업무를 체계적으로 조직하고, 여러 업무를 동시에 처리하며, 다수의 이해관계자를 동시에 응대할 수 있는 능력과 문제 해결 능력을 갖추고 있어야 합니다 • 전문가다운 태도와 높은 자기 주도성을 지니고 있어야 합니다